Naar de inhoud

Een outreachcampagne met meerdere stappen bouwen

Een campagnereeks met meerdere stappen over e-mail, LinkedIn en/of WhatsApp, klaar om kandidaten aan toe te voegen en aan te zetten.

HandleidingAccount vereist

Resultaat

Een reeks met meerdere stappen over meerdere kanalen, gebouwd en bewaard, klaar voor ontvangers.

Vereisten

  • Een plan met outreach: Hunter voor e-mail, Strategist of Oracle voor LinkedIn en WhatsApp
  • Een gekoppeld afzenderaccount voor elk kanaal dat je gebruikt

Stappen

  1. Ga naar Campaigns en klik op Create campaign.
  2. Geef hem een duidelijke naam (functie + maand + recruiter).
  3. Voeg de eerste stap toe:
    • Kies de actie: Email, LinkedIn message, LinkedIn connection request, LinkedIn InMail, LinkedIn profile visit, LinkedIn check connection, LinkedIn check reply, WhatsApp message, Voice message (neem jezelf op of laat een AI-stem je bericht voorlezen, gekoppeld aan een LinkedIn- of WhatsApp-bericht), of een A/B test-stap die ontvangers over twee varianten verdeelt zodat je ziet wat werkt. InMail-stappen vragen je eigen premium LinkedIn-product; InMail-credits komen van LinkedIn, niet uit je Wiggli-credits.
    • Kies het afzenderaccount. Heb je meer dan één e-mail-, LinkedIn- of WhatsApp-account aan de workspace gekoppeld, dan heeft elke stap een keuzelijst om te bepalen wie verstuurt. Standaard is dat het eerst gekoppelde account voor dat kanaal. Per stap de juiste afzender kiezen is precies hoe een LinkedIn-account met Recruiter-licentie gedeeld wordt binnen het team en hoe e-mailvolume over meerdere mailboxen verdeeld raakt.
    • Schrijf de inhoud, of klik op AI voor een eerste versie
    • Voeg variabelen toe: {first_name}, {company}, {job_title} en andere
    • De notitie bij een connectieverzoek telt niet als bericht. Dat is bewust, maar het heeft een gevolg: aanvaardt een kandidaat en antwoordt hij op je notitie, dan ziet de reeks geen antwoord en stuurt ze het volgende automatische bericht toch. Beantwoord je kandidaten persoonlijk, stuur het connectieverzoek dan zonder notitie en zet die tekst in de eerste stap LinkedIn message, zodat antwoorddetectie werkt.
  4. Stel de wachttijd tot de volgende stap in (meteen, uren, dagen). Wachttijden gelden ten opzichte van de vorige stap en tellen op: stap 2 één dag na stap 1 en stap 3 twee dagen na stap 2 betekent dat stap 3 na drie dagen landt.
  5. Voeg verdere stappen toe en combineer kanalen vrij (bijvoorbeeld e-mail, 3 dagen wachten, LinkedIn-bericht, 4 dagen wachten, e-mail). Drie tot zes stappen is gebruikelijk.
  6. Gebruik LinkedIn-voorwaarden om de reeks te vertakken. Check connection splitst de flow in een pad verbonden (stuur een rechtstreeks bericht) en een pad niet verbonden (stuur eerst een verzoek). Check reply laat je een pad stoppen of omleiden op basis van of de kandidaat antwoordde. De bouwer kan eruitzien als parallelle banen, maar een campagne draait als één geordend pad: ze volgt de pijlen en de voorwaarden sturen elke ontvanger een tak in. Ze draaien geen twee kanalen tegelijk. Wil je twee kanalen echt parallel draaien (bijvoorbeeld een e-mail én een connectieverzoek vanaf dag één), draai dan twee aparte campagnes op dezelfde profielen. De afweging: een antwoord in de ene campagne stopt de andere niet, dus gebruik Mark as replied op de zustercampagne wanneer iemand reageert. Splitsen houdt een snel kanaal ook snel: een stap met connectieverzoeken verstuurt naar elk ingeschreven profiel en de campagne wacht tot die hele stap klaar is voor ze verdergaat, waardoor de strenge uitnodigingsplafonds van LinkedIn alles erachter afremmen. Verzoeken aan mensen met wie je al verbonden bent mislukken gewoon zonder schade, en die profielen slagen dan bij de berichtstap.
  7. Stel het verzendschema in op campagneniveau. Zet Sending schedule aan en bepaal op welke dagen en uren er berichten mogen vertrekken (bijvoorbeeld weekdagen van 09.00 tot 18.00). Dat geldt voor elke stap in de campagne, dus er vertrekt niets om 02.00 op een zondag. Het venster stuurt elke geautomatiseerde stap aan, ook reacties: aanvaardt iemand een connectieverzoek om 23.00, dan wacht het opvolgbericht op het venster, niet op jou.
  8. Klik op Save. De campagne staat standaard UIT.

[SCREENSHOT: Campaign builder showing a multi-step sequence]

Controle

De campagne staat als Draft of Off. Elke stap toont kanaal, inhoud en wachttijd. De preview vervangt de variabelen zodra je een testontvanger kiest.

Problemen oplossen

  • Je kunt geen LinkedIn- of WhatsApp-stap toevoegen. Controleer of het kanaal gekoppeld is en of je plan het bevat.
  • Variabelen staan als platte tekst. Gebruik de variabelekiezer in plaats van ze te typen.
  • Save staat uit. Er ontbreekt een verplicht veld (inhoud, kanaal of wachttijd).
  • De campagne wil niet aan. Nog geen ontvangers, of geen afzender gekoppeld.
  • De aantallen actieve ontvangers zakken hard tussen stappen. Stappen lopen op volgorde. Een ontvanger die de data mist die een stap nodig heeft (geen e-mail, geen LinkedIn-URL, geen telefoonnummer) blijft daar wachten en springt niet door naar een later kanaal. Onthul of vul contactgegevens aan voor je start, en begin met het kanaal waarop het grootste deel van je lijst bereikbaar is. Zie “Mijn campagne zit vast of verstuurt niet”.
  • Automatisch bericht boven op een lopend gesprek. De kandidaat antwoordde op je connectienotitie, die de reeks niet als bericht telt. Zie de opmerking bij stap 3, en gebruik Mark as replied om die ontvanger te stoppen.

Best practices

  • Begin klein: 3 stappen, één kanaal. Voeg kanalen toe zodra je basiscijfers hebt.
  • Bouw één campagne per functiefamilie, niet per vacature. Een bewezen patroon: e-mail, opvolgmail na 2 tot 3 werkdagen, dan LinkedIn (bezoek, connectiecheck, verzoek of bericht), met WhatsApp als laatste contact. WhatsApp voelt in de meeste Europese markten opdringerig als koude opener.
  • Hergebruik door te dupliceren: een gedupliceerde campagne behoudt haar stappen en inhoud, wat dienstdoet als je sjabloonbibliotheek.
  • Vergeet bijlagen: campagnemails dragen ze bewust niet, omdat spamfilters juist daar op afgaan. Link in plaats daarvan naar documenten.
  • Bij koude benadering werken wachttijden van 2 tot 4 dagen tussen stappen goed.
  • Zet het verzendvenster open voor je eigen werkdag begint (08.00 werkt goed). Wie ’s nachts aanvaardt, krijgt zijn automatische opvolging dan voor je zelf antwoordt, in plaats van erna.
  • Onderwerpregels bewegen de open rate meer dan de bodytekst.
  • A/B-test één variabele tegelijk.
  • Personaliseer minstens één zin per bericht. Generieke sjablonen presteren beduidend slechter.

Gerelateerde artikelen