Naar de inhoud

Een externe ATS koppelen (TeamTailor, Recruitee en andere)

Een koppeling tussen Wiggli Intelligence en een ATS die niet van Wiggli is (TeamTailor, Recruitee en andere), zodat kandidaten met één klik vanuit Intelligence in je ATS belanden.

HandleidingAccount vereist

Resultaat

Een werkende koppeling tussen Intelligence en je bestaande ATS, waarmee je kandidaten in vacatures en pijplijnfases pusht zonder Wiggli te verlaten.

Ondersteunde ATS-systemen

Wiggli koppelt naast de Wiggli ATS met verschillende externe ATS-platformen. Het tabblad Integration in Settings toont de volledige lijst van systemen die nu ondersteund worden. TeamTailor en Recruitee komen het vaakst voor. [GAP: confirm the full list of currently supported third-party ATS systems. Add CRM-style platforms here if relevant.]

Staat jouw ATS er niet bij, neem dan contact op met je customer success manager bij Wiggli. Een koppeling met een nieuwe ATS is misschien mogelijk.

Naast live koppelingen doet Wiggli ook volledige datamigraties vanaf platformen als Lever: vacatures, kandidaten, notities, feedback en bestanden gaan over via een API-sleutel en een scopingdocument, meestal binnen drie tot vijf weken, afhankelijk van het datavolume. Vraag je customer success manager om er een op te zetten.

Vereisten

  • Een Strategist- of Oracle-plan
  • Een actief account in de betreffende ATS
  • Admintoegang in de ATS (nodig om een API-sleutel te genereren en de scope in te stellen)
  • Super Admin-toegang in Intelligence (nodig om de koppeling in te stellen)

Waarom koppelen

  • Kandidaten stromen van sourcing naar de ATS-pijplijn zonder handmatig overtypen
  • Profielen die al in je ATS staan krijgen in Intelligence het label Already in ATS, zodat recruiters dubbele onthullingen (en credits) overslaan
  • Eén workspace voor het team, één bron van waarheid voor de voortgang van kandidaten

Stappen

Stap 1: genereer de API-sleutel in je ATS

De exacte navigatie verschilt per ATS, maar het patroon is overal hetzelfde.

  1. Meld je bij je ATS aan als admin.
  2. Ga naar de instellingen en zoek het onderdeel API of integraties.
  3. Maak een nieuwe API-sleutel. Geef hem een duidelijke naam (bijvoorbeeld Wiggli Intelligence) zodat je hem later terugvindt om in te trekken of te vernieuwen.
  4. Zet de scope op admin.
  5. Zet de rechten op read, write en create.
  6. Bevestig en kopieer de sleutel. De meeste ATS-platformen tonen hem maar één keer. Bewaar hem tijdelijk terwijl je de rest instelt.

Specifiek voor TeamTailor

In TeamTailor staat de API-sleutel onder Settings > API Keys. Bij het genereren:

  • API-scope: admin
  • Rechten: vink read, write en create aan
  • Na het bewaren toont TeamTailor de sleutel. Kopieer hem.

Stap 2: koppel de ATS in Intelligence

  1. Meld je bij Intelligence aan als Super Admin.
  2. Klik op het tandwiel Settings.
  3. Open het tabblad Integration.
  4. Kies de ATS uit de lijst met ondersteunde koppelingen.
  5. Plak de API-sleutel.
  6. Verstuur.

[SCREENSHOT: Integration tab with the third-party ATS connection form]

Stap 4: wacht op de eerste synchronisatie

De eerste synchronisatie geeft Intelligence genoeg ATS-context om vanaf het begin dubbels te herkennen. Bij kleine databases (een paar honderd kandidaten) duurt dat enkele minuten. Bij grotere (10.000+ kandidaten) kan het tot de volgende ochtend duren. De koppeling is bruikbaar zodra ze verbonden is; het label Already in ATS wordt accuraat naarmate de synchronisatie vordert.

Controle

Het tabblad Integration toont de koppeling als actief. De actie Add to ATS staat op profielen en projecten, met het logo van de ATS erbij. Zodra de eerste synchronisatie klaar is, tonen zoekresultaten van kandidaten die je al in je ATS hebt het label Already in ATS.

Test met één kandidaat voor je het uitrolt naar het team. Controleer in de ATS of de kandidaat in de juiste vacature en pijplijnfase staat, met Wiggli als bron.

Problemen oplossen

  • “Invalid API key.” Kijk op losse spaties. Controleer of de sleutel met adminscope en read/write/create-rechten is gemaakt. Genereer opnieuw als het nodig is.
  • Koppeling niet zichtbaar in Settings. Koppelen met een externe ATS vraagt Strategist of Oracle.
  • Pushen werkt, maar geen labels Already in ATS. De eerste synchronisatie loopt nog.
  • Synchronisatie duurt langer dan verwacht. Grote ATS-databases (30.000+) kunnen meerdere uren nodig hebben. Duurt het langer dan 24 uur, neem dan contact op met support.
  • API-sleutel ingetrokken of vernieuwd in de ATS. De koppeling breekt stil. Genereer een nieuwe sleutel en koppel opnieuw in Intelligence.
  • Werkte eerst, nu niet meer. Meestal is de API-sleutel opnieuw gegenereerd, de API-gebruiker gedeactiveerd, of heeft de ATS de koppeling ingetrokken. Kijk eerst in de ATS.

Best practices

  • Genereer een aparte API-sleutel voor Wiggli in plaats van er een te hergebruiken van een andere koppeling (Zapier, Mailchimp, enzovoort). Een eigen sleutel is makkelijker te controleren en te vernieuwen zonder andere tools te breken.
  • Noteer wie de sleutel genereerde en wanneer. Vertrekt die persoon, dan moet de koppeling misschien met een nieuwe sleutel worden hersteld.
  • Zet de koppeling op tijdens de onboarding, zodat het team de route van sourcing naar ATS vanaf dag één leert in plaats van er later aan te moeten wennen.
  • Accepteer het instellen van de webhook wanneer dat gevraagd wordt. De credits die je bespaart met betrouwbare dubbeldetectie tellen op.
  • Test met één kandidaat voor je in bulk pusht. De verkeerde vacature bij een push van 200 profielen is vervelend om terug te draaien.

Gerelateerde artikelen